Hasta ahora, los sistemas tradicionales de administración de documentos desarrollados con bases de datos han ofrecido una solución parcial a la gestión documental. Así es, dichos sistemas tradicionales manejan sólo algunos de los datos que se puedan captar de los documentos que administran. Xtra Appeal File Control va más allá, controlando todos los aspectos que se requieran para cada documento; desde su generación, modificaciones, control de cambios, versiones, su organización e integración en expedientes virtuales y hasta su gestión mediante la más avanzada tecnología de workflow orienrtada a procesos.
Lo mejor de todo, es que con Xtra Appeal File Control usted podrá obtener toda esa funcionalidad específica que sus proyectos de gestión documental requieren y justo a la medida de sus necesidades más particulares
Xtra Appeal File Control cuenta con todos los módulos y herramientas necesarias para crear y manejar expedientes electrónicos de última generación abarcando desde la digitalización de documentos en papel, pasando por el manejo de los documentos electrónicos modernos con sello digital, la integración de voz, video e imágenes de alta especialización hasta los documentos y expedientes codificados en XML con sello digital o firma electrónica.
Documentos en papel.
Xtra Appeal File Control ya incluye los componentes necesarios para realizar digitalizaciones de forma muy amigable para bajo y alto volumen.
• Con soporte para TWAIN, Xerox ISIS, y SANE.
• Generador de fichas de información para cada documento y expediente. Dichas fichas pueden registrarse ya sea mediante captura directa o mediante procesos OCR, ICR o IDR.
• El número de campos de captura para las fichas es ilimitado y soportan formatos de fecha, cantidad, moneda, texto y párrafos.
• Alto nivel de validación.
• Balanceo automático de calidad, tamaño y resolución de imágenes.
• Algoritmos de ecualización de imágenes.
Además Xtra Appeal File Control se conecta con su ERP o GRP y demás sistemas actuales para integrar y administrar todos los documentos y reportes que sean emitidos por dichos sistemas. Organizando, resguardando y administrando todos sus documentos transaccionales operativos tales como órdenes de compra, requisiciones, facturas, entradas y salidas de almacén junto con sus evidencias como firma calígrafa o electrónica.
Así mismo, tendrá integrado a este moderno repositorio electrónico, todos sus reportes operativos tales como reportes de ventas, de comisiones, de cobranza, de compras, de producción, de evaluación y cierres contables entre otros.
Documentos de escritorio. De igual manera, esa gran cantidad de documentos generados en todos los escritorios y laptops de su empresa o institución tales como documentos de MS Office, Star Office o documentos generados por aplicaciones especializadas, quedarán perfectamente resguardados y organizados por Xtra Appeal File Control. Sin posibilidad alguna de que alguien genere documentos y copias no autorizadas o que no estén completamente controladas.
Formas electrónicas. Ahora, en México, ya es posible emitir la factura electrónica y otros comprobantes fiscales digitales cuya única codificación oficial y válida es el XML. Xtra Appeal File Control maneja XML de forma nativa y incluyendo avanzados componentes de transformación del XML a su representación gráfica vectorial por lo que no será necesario generar y almacenar representaciones gráficas en PDF o en imágenes lo cual reduce a más de la mitad el espacio requerido de sus equipos de almacenamiento así como el requerimiento de ancho de banda de su red. Además de la factura electrónica, Xtra Appeal File Control le permite manejar cualquier formato electrónico con y sin firma electrónica como por ejemplo: ordenes de compra, contratos mercantiles, pedimentos aduanales, recibos de nómina, entre otros.
La funcionalidad que se puede lograr con Xtra Appeal File Control está prácticamente limitada por su visión e imaginación ya que contará con las herramientas necesarias para desarrollar el sistema justo a la medida de sus necesidades específicas. De entrada, dispondrá de la funcionalidad estándar lista para realizar de forma inmediata procesos de digitalización, integración de expedientes, motor de búsquedas, y gestión general de documentos.
Motor avanzado de búsquedas. Sólo basta con teclear una o varias palabras para lanzar la búsqueda de cualquier expediente o documento para luego abrir el expediente virtual localizado, el cual contiene todos lo elementos del asunto en cuestión. Todo de acuerdo a los permisos de acceso que tenga el usuario.
Acceso desde la web. Los usuarios remotos podrán acceder vía web sin perder la funcionalidad y seguridad con la que cuentan los usuarios locales.
Workflow. Además de ser un moderno repositorio de información y documentos, Xtra Appeal File Control ofrece los más avanzados componentes para el proceso y gestión de asuntos. Un sistema tradicional de registro de datos está muy lejos de lograr con éxito la gestión de asuntos. El gran reto que representan los sistemas de gestión, podrá ser enfrentado exitosamente sólo mediante componentes tecnológicos de workflow como los de Xtra Appeal File Control cuyo diseño y funcionalidad refleja los más de 20 años de experiencia que sus diseñadores han obtenido de múltiples proyectos a los más altos niveles de la gestión pública y corporativa, logrando la mejor combinación de poder, seguridad y simplicidad.
Xtra Appeal File Control cuenta con los más altos estándares de seguridad los cuales cubren cualquier requerimiento de confidencialidad e integridad.
Seguridad más allá del servidor. Además de la seguridad con la que puede contar cualquier servidor bien administrado, Xtra Appeal File Control garantiza la confidencialidad e integridad de sus documentos tanto en las computadoras personales como en las laptops de sus usuarios ya sean locales o remotos.
Distribución segura. La gran problemática que se enfrenta en la transmisión y recepción de documentos y expedientes electrónicos es resuelta por los componentes de distribución de Xtra Appeal File Control proporcionando:
• Transmisiones completamente automatizadas.
• Transmisiones directas con sus contrapartes sin intervención de intermediarios.
• Seguridad y confidencialidad total de su información.
• Impresión segura.
• Bitácoras y alarmas.
• Visualización segura; local y remota.
Con Xtra Appeal File Control, usted estará adquiriendo el control de sus proyectos así como la habilidad de generar resultados en tiempo récord.
Control e independencia. Dado que la especialidad de Xtra Appeal File Control es generar soluciones a la medida de sus necesidades más particulares, se cuenta con avanzadas herramientas para la diagramación, diseño y desarrollo de procesos de gestión documental mediante las cuales su propio personal podrá cristalizar sus proyectos teniendo el control total del proyecto y logrando su independencia de costosos programadores especializados.
Rapidez. Las herramientas de desarrollo de Xtra Appeal File Control están consideradas dentro de las más rápidas del mundo, y en combinación con nuestra exclusiva metodología de diseño-desarrollo, constituyen la opción más rápida para generar los resultados deseados.
Tecnología de nueva generación:. A diferencia de las aplicaciones tradicionales construidas sobre una base de datos, Xtra Appeal File Control está construido con tecnologías distintas, más modernas y orientadas a manejo de documentos integrando expedientes electrónicos codificados en forma nativa en XML (el lenguaje universal para servicios web). Para garantizar la integridad, autoría y confidencialidad que sus gestiones requieran, Xtra Appeal File Control le proporcionará los más altos estándares de seguridad gracias a su exclusivo diseño y arquitectura que aísla a sus documentos y expedientes para que no sean expuestos a los ambientes vulnerables. Además, Xtra Appeal File Control cuenta con todos los componentes necesarios para el manejo de la firma electrónica y sello digital apegado al estándar PKI (Infraestructura de Llave Pública). En cuanto a la gestión de asuntos y documentos, Xtra Appeal File Control cuenta con avanzadas herramientas de diseño y desarrollo de aplicaciones de gestión orientadas a procesos basadas en tecnologías BPM (Modelado de Procesos de Negocios) y SOA (Arquitectura orientada a Servicios).
Solución complementaria e inocua:Appeal File Control es una solución que viene a complementar la infraestructura actual de su empresa, respetando, conviviendo y acoplándose a las aplicaciones existentes sin invadirlas ni modificarlas.
Xtra Appeal File Control, la solución total en sistemas de gestión documental con la cual obtendrá el mayor poder funcional a la medida y en el menor tiempo
¡Todo bajo su control!
Copyright 2009, IT Complements. Derechos Reservados
